Kurumsal mail nasıl yazılır?

 

Kurumsal mail nasıl yazılır? Kurumsal mail birçok yönden resmi olmayan E-postalardan farklıdır. Sizin ve arkadaşlarınızın birbirlerine gönderdiği E-postalardan daha profesyonel ve belirli bir biçimde yazılmıştır. İyi bir profesyonel E-posta formatı, güvenilir ve profesyonel görünmenizi sağlar.

Aşağıda kurumsal mail yazmak için bazı ipuçlarına değinilmiştir.:

1. Konu Satırı

Konu satırı

Kurumsal mail nasıl yazılır sorusuna verilecek ilk cevap iyi bir E-posta biçimi konu Satırıyla başlar. Bu, E-postanın neyle ilgili olduğunun bir Ön izlemesidir. Sadece birkaç kelimeyle, mesajınızın getirdiği değeri iletebilirsiniz. Bu nedenle, konu Satırınızı tıklamaları tetikleyecek kadar dikkat çekici hale getirmeniz gerekir.

OptinMonster istatistiklerine göre:

Her üç alıcıdan biri e-postaları açar çünkü konu satırları akılda kalıcıdır.

İnsanların yaklaşık %70’i e-postaları yalnızca konu satırından sonra Spam olarak rapor eder.

Yukarıdaki istatistiklerden de görebileceğiniz gibi, konu satırı iyi bir kurumsal mail formatının önemli bir parçasıdır. Bu nedenle, bir konu satırı yazarken bazı şeylere dikkat etmeniz gerekir.

Kısa ve direkt olarak konunun özünü hedef alın

Konu Satırlarınız 50 karakterden kısa olmalıdır. Daha uzun bir konu satırı girerseniz, özellikle mobil e-posta istemcilerinde ön izleme yapan kişiler büyük olasılıkla konu Satırınızı tam olarak göremez.

Akılda kalıcı olmasına özen gösterin

Aciliyet, Gizem, Güncellik, alaka düzeyi vb. çağrışımları olan kelimeleri kullanarak okuyucunun ilgisini çekin. Örneğin,” şimdi hareket et “ve” ücretsiz ” vb. kelimeleri kullanabilirsiniz.

A / B testi yaparak konu satırı için en uygun yeri bulun

Konu Satırlarınızı her zaman ilk kez hedefinize götüremezsiniz. Bu nedenle, en iyi dönüşüm oranlarını sunan konu satırlarını bulmak için A / B testini kullanın.

2. Selamlama ve Giriş

Saygılarımla

Merhaba demek, insanların mailinizi okuduklarında gördükleri ilk şeylerden biridir, bu yüzden bu mesajı doğru bir şekilde anlamak çok önemlidir. Karşılama kelimesi E-postanın tonunu belirler.

Kurumsal mail nasıl yazılır
Kurumsal mail nasıl yazılır

Uygun bir selamlama kullanın

Bir e-posta yazmaya başladığınızda kullandığınız selamlama genellikle siz ve alıcı arasındaki iletişim derecesine bağlıdır. Kişiyi ne kadar iyi tanırsanız, karşılama o kadar az resmi olacaktır.

Selamlamanızda kısa ve net olun

Alıcı hakkında çok fazla bilginiz yoksa, Selamlarınızı kısa tutmak en iyisidir. Örneğin, “Sevgili işe alım Direktörü” yerine “Merhaba” kullanın.

Merhaba [isim]: zaten profesyonel bir ilişkiniz olan kişilere gönderilen e-postalar için uygundur.

Herkese merhaba: e-postalarınızı kişiselleştirmek ve alıcıların isimlerini kullanmak her zaman iyi bir uygulama olsa da bir grup insana hitap etmek için kullanılabilir.

Merhaba: genellikle Gönderen alıcının adını bilmiyorsa kullanılır.

Sevgili [isim]: resmi görünmek istediğinizde kullanılır. Birine ilk kez bir E-posta gönderdiğinizde, resmi E-postalar için ve güçlü bir konumda olan kişilere hitap etmek için uygundur.

3. metin gövdesi

Metin gövdesi

Dostça ve arkadaş canlısı bir Ton, soğuk ve uzak bir tondan daha iyi olsa da, kurumsal mailler hava durumu veya en sevdiğiniz Hobiler hakkında konuşmak için doğru yer değildir. Bu nedenle, Mesajınızı açık ve doğrudan iletin ve aynı zamanda e-posta Biçiminizdeki profesyonelliği koruyun.

Kendinizi tanıtın

Alıcının sizi tanımaması veya sizi hatırlama olasılığı varsa bunu yapın. Diğer kişiye kendinizden bahsederken, adınızı, konumunuzu, nasıl tanıştığınızı, sizi kimin tanıttığını ve diğer ilgili ayrıntıları belirtin. Tanıdığınız kişilere E-posta gönderiyorsanız, bu bölümü atlayın. Ayrıca, iş arkadaşlarınızın tanımadığı yeni bir E-posta adresi kullandığınızda kendinizi tanımlamanız gerekebilir.

Kısa tut

Daha uzun mesajlara geri dönmek daha uzun sürer. Daha kısa iletiler daha hızlı taranabildiğinden, yanıt süreleri kısalır.

E-postanın amacını anlayın

E-postanızın amacını açıkça ve doğrudan belirtin. Okunabilirlik için önemli bilgileri listelemek için Madde işaretlerini kullanın. Bir e-postayı yapısal olarak nasıl biçimlendirdiğiniz, Etkinliğinize katkıda bulunur.

Çok fazla bilgi vermeyin

Özellikle söylenecek çok şey varsa cazip gelebilir, ancak çok fazla ayrıntı içeren E-postalardan kaçının. Bunun yerine, temel bilgileri sağlayın, gerekirse bir Ekim belgesi ekleyin veya isterseniz takip E-Postasıyla size gönderin.

İşleri profesyonel tutun

Ünlem işaretlerine dikkat edin, yalnızca gerektiğinde büyük harf kullanın.

4. kapanış

Kapanış

Bir E-postayı sonlandırmak, başlatmak kadar önemlidir. Çünkü alıcınız üzerinde yanlış bir izlenim bırakmak istemezsiniz. Örneğin, kişiyi iyi tanımıyorsanız, “Sevgiler, [isim]” kullanmak kötü bir tavsiyedir. “sevgiler”, kurumsal mail formatı için uygun bir kapanış cümlesi değildir.

Peki bunu nasıl yapacağız?

Okuyucuyu harekete geçirin

Harekete geçirici mesajınız doğrudan e-postanızın niyetiyle bağlantılıdır. Örneğin, Okuyucunuzun ücretsiz bir yazılım demosu için tercih ettiği Tarih ve saatle yanıt vermesini istiyorsanız, sonuçlarınız şunları içerebilir: “Hızlı Arama için ne zaman müsait olduğunuzu bana bildirin.”

Uygun bir e-posta imzası kullanın

Selamlamada olduğu gibi, e-postayı kapatmak, alıcıyla ne kadar aşina olduğunuza bağlıdır. Siz ve alıcı zaten birden fazla E-posta gönderdiyseniz, nasıl Bitirdiğiniz sorun değildir.

Kullanılan e-posta kapatma örnekleri şunlardır:

Saygılarımla

Sevgilerimle

İçtenlikle

İyi Dileklerimle

Şimdiden teşekkürler

Teşekkürler

5. imza

İmza

Bir e-posta imzası, kim olduğunuzu, insanların sizinle nasıl iletişim kurabileceğini ve insanların sizin, işiniz veya üzerinde çalıştığınız projeler hakkında nasıl daha fazla bilgi edinebileceğini açıklığa kavuşturmak için iyi bir fırsattır. İyi biçimlendirilmiş bir kurumsal mail aşağıdaki öğeleri içeren bir imzaya sahiptir:

Adınız ve Ünvanınız

İletişim bilgileri: E-posta adresi, site, telefon numarası vb.

Sosyal Medya profillerine bağlantılar

Bir takvim bağlantısı varsa (Böylece insanlar size e-posta imzanızı kullanarak bir toplantı isteği gönderebilir)

Profesyonel bir fotoğraf veya Tasarım

Basit tut

E-posta İmzasında süslü yazı tipleri veya karmaşık tasarımlar gerekmez. İmzanızın profesyonel göründüğünden ve mobil cihazlarda okunabildiğinden emin olun.

İletişim bilgilerinizi gerektiği gibi güncelleyin

Bu, bireylerin veya kuruluşların sizinle kolayca iletişim kurabilmesi için gereklidir.

Tüm bu işlemlerden sonra, e-postanızı yazmayı bitirdikten sonra gerekli kontrolleri yapın, böylece e-postayı gönderdikten sonra bir yazım hatası yaptığınızı fark etmeyeceksiniz.

Şimdi bir kurumsal mailin nasıl yazılacağını özetleyelim.

Konu satırı: 50 karakterden daha kısa olmalıdır.

Hoş geldiniz: dostça ama yine de profesyonel olmalı.

Mesaj: mesaj açık ve net olmalıdır. Ayrıca, önemli noktaları listelemek için Madde işaretleriyle doğru şekilde biçimlendirilmelidir.

Sonuç: nazik ama profesyonel olmalı.

İmza: gerekli tüm unsurları içermelidir.

Dünya çapında her gün milyarlarca E-posta değiş tokuş ediliyor. Bu nedenle, profesyonel bir e-posta formatının nasıl kullanılacağını anlamanız, e-posta Mesajınızı kısa tutmanız ve hedef Alıcılarınıza hedefinizi açıkça bildirmeniz çok önemlidir.

Kurumsal mail nasıl yazılır yazımızın burada sonuna geldik diğer yazılırımız için netbilgiler anasayfasına gidebilir. Yada google üzerinden farklı kaynakları inceleyebilirsiniz.

Kurumsal maile nasıl başlanır?

Kurumsal e-posta biçimi konu Satırıyla başlanmalıdır. Mailin içeriği ne ile ilgili olduğunu kısaca özetlemek için kullanılır. Konu kısa ve açık olmalı ve aynı zamanda içerikle bağlantılı olmalıdır. İnsanların yaklaşık %70’i e-postaları kullanılan konu satırına göre Spam olarak algılar.

Mailde Merhabalar yazılır mı?

Bu “Merhabalar” kelimesini nerede kullanacağınız ile alakalı olarak değişiklik göstermektedir.
Kurumsal maillerde ; Selam ve Merhaba kurumsal E-posta iletilerinde kullanılmamalıdır. Kurumsal E-postalara başlamanın en iyi örneklerinden bir tanesi sevgili + ünvan ile başlamalıdır (örneğin Bay, Bayan, Profesör, Dr.)
– Şirket maillerinde “ Ahmet Bey Merhaba” benzeri bir selamlama ile başlanabilir. Devamlı olarak yazışmanın yapıldığı kişi veya kuruluşlarda ise; Kişi için “ Ahmet Bey” mailiniz bir gruba yada bir topluluğa hitap ediyorsa “ Hukuk bürosu yetkilileri” yada birden çok isim ile hitap edilebilir. “

E-posta nasıl yazılır örnekleri?

Örnek olarak : örnekmail@gmail.com – örnekmail@live.com veya örnekmail@yahoo.com benzeri biçimlere sahip e-posta adresinizin olması karşı tarafta oluşturulacak ciddiyet için önemlidir. Ayrıca mail adresinizin yanında isim ve soy isminizin doğru bir şekilde gözüktüğüne dikkat edin.
Birkaç mail giriş cümle örneği aşağıda belirtilmiştir.

Merhaba Hülya : Basit, arkadaş canlısı arkadaşlara veya aileye gönderilen e-postalar için en yaygın olanıdır.
Herkese selam : Basit, arkadaş canlısı  Grup e-postaları için kullanışlıdır.
Sayın Ali bey : Daha resmi, yazdığınız kişiyi zaten tanıyorsanız kullanılır.
Sevgili Beyefendi / Hanımefendi : Resmi. Yazdığınız kişiyi tanımıyorsanız kullanılır.

E-mail nasıl yazılır?

E-mail yazabilmek için öncelikle bir mail adresinizin olması gerekmektedir. Bunun için en yaygın ve kullanışlı olan mail servislerini örnek : gmail.com tercih edebilirsiniz.

E-mail adresinizi bir başkası ile paylaşırken mutlaka @ işaretini ve ardından servis sağlayıcı adresini paylaşmayı unutmayın. Örnek : adsoyad @ gmail.com

mail adresi alırken dikkat etmeniz gereken hususlar:
Adınızı ve soy adınızı kullanmaya çalışın
Absürt isimlerden kaçının
Akılda kalıcı olmasına dikkat edin

Gmail büyük harfle başlar mı?

Hayır. e-posta adresleri büyük/küçük harfe duyarlı değildir. Hiçbir mail sağlayıcısı mail adreslerinde kullanılan büyük harfleri dikkate almaz ve otomatik olarak küçük harfe çevirir.
E-posta adresleri büyük/küçük harf duyarlı değildir . 
Harflerin tamamının küçük harf olması, e-posta adresinin daha kolay okunmasını sağlar, ancak bu gözetim, mesajlarınızın iletilmesini engellemez
Örnek : Adsoyad@gmail.com olarak girdiğiniz bir mail adresini sistem otomatik olarak adsoyad@gmail.com olarak güncelleyecektir.

Mailde büyük harfle yazmak ne anlama gelir?

Bu kabalık olarak kabul edilir ve e-posta görgü kuralları açısından 
birine bağırmak olarak yorumlanır. Normal bir dil kullanın. 
Düşünmek için zamanınız olduğunda e-postayı yazın ve kelimelerinizi dikkatlice seçin.

E-posta nasıl yazılır yazım kuralları?

İletinizin Eposta gönderimi için uygunluğunu kontrol edin.
E-postanızda imla-yazım ve noktalama işaretleri kurallarına riayet edin.
Konuyu açık bir dil ile belirtin.
E-posta yazarken anlaşılır ve net bir üslup kullanın
E-postanın anlam bütünlüğünü koruyun
Konu adı seçerken konu ile ilgili bir başlık seçin
E-postanızı sadece ilgili kişi ve kurumlara gönderin.

Netbilgiler

Netbilgiler Özgün ve Faydalı Bilgiler İçeren Makaleler

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.

Başa dön tuşu